1.0 总则
1.1目的
固定资产是保证教学、行政管理、后勤服务等工作顺利进行的物质基础，是衡量办学规模、实力和水平的重要指标；是增强办学能力，提高教学质量的重要保障；是推进高校全面建设和提高师生员工物质文化生活水平的重要保证；为确保固定资产完好和充分利用，根据国家教育部、财政部“高校固定资产管理办法（试行）”的规定，结合UIC的实际，特制定管理条例：
1.2 任务
提高投资使用效益，维护资产的安全和完整，实施资产合理配置，在固定资产的购置、验收、使用、维护、盘点和报废的过程中，实施计划管理、经济管理和技术管理，建立科学的运行机制，使其在整个寿命周期内充分发挥作用。
1.3 原则
1.3.1实行“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人、合理配置”的管理体制；做到分工明确、层层负责、管用结合、勤俭结合、物尽其用。
1.3.2坚持“价值管理与实物管理相一致和账、物分管”的原则。
1.3.3 实行粗放与精细管理向结合的原则。
粗放管理。如图书和家具类。图书已由图书馆进行精细管理，则此环节可进行粗放管理，从金额上进行管控。大批量采购的，且单个价值不是很高的家具类资产，有数量多，质地样式相同，且移动频繁的特点，结合此特点，也适合从金额上管控，进行粗放管理。
精细管理。其他资产则要进行，做到账，卡，物相符，一一对应（重点）。
2.0范围
本管理办法适用于学校所有固定资产的管理，包括校园、港湾一号、惠景和园等场所归属于UIC的资产。
3.0定义及分类
3.1设备、仪器、工具等单位价值在3000元以上（包括3000元），使用年限在一年以上，并保持原有实物形态的资产。
3.2单位价值未达到规定标准，但大批量购置、总价超过30000元（包括30000元）的同类物品也作为固定资产管理，如：图书和家具。图书由学习资源中心进行实物管理，在入库后，物业管理处进行抽查监管。
3.3对单位价值在1000元以上（包含1000元）、3000元以下，且使用期限超过一年的物品，称为低值耐用品；实物管理建立备查类台账（高于耗材、低于固定资产），财务帐处理视同耗材（费用）。
3.4对单价在1000元以下、且使用期限超过一年的物品，或单价3000元以下、使用寿命不足一年的物品，称为消耗材料，实物管理上一律不建立台帐，财务帐处理为耗材（费用）。
3.5 固定资产按属性和高校财务管理要求分为：1建筑物、2专用设备、3一般设备、4图书、5交通工具、6家具和7其他设备共7类。
3.6资产管理部门/人： 是指经授权，对资产负有管理责任和义务的部门/人，并不一定实际使用该资产。
3.7 资产使用部门/人： 是指经授权，实际使用某项资产，并具有管理责任和义务的部门/人。使用部门一定是管理部门，但管理部门不一定是使用部门。
3.8固定资产调拨： 是指固定资产的管理权、使用权在学校内从一个部门永久性转移到另外一个部门的行为。
3.9固定资产出借： 是指经资产相关管理部门批准，UIC内部某一单位或人员在短期内无偿使用另一部门所管理资产的行为，资产管理权不发生转 移，不产生租金收入
3.10固定资产出租：是指经UIC资产相关管理部门批准，校外单位或个人在一定的时限内有偿使用UIC固定资产的行为，固定资产管理权限不发生改变。学校员工因私租用，遵从此流程。
4.0 固定资产编码规则
4.1根据固定资产大类，编设01-07个大类编码；
4.2 每一类别再按用途分为最多三个级次；
4.3 每一类别固定资产编码为级次编码+5位数流水号，如Dell台式电脑，03010200001（参见附件一固定资产分类编码及折旧年限）
5.0固定资产的折旧年限
1房屋、建筑物:20年； 2专用设备：3年；3一般设备：3年；4图书：5年；5交通工具：4年；6 家具：5年；7其它设备：5年。
6.0职责
学校固定资产主要由物业管理处（EMO）以及财务处(FO)进行监督和管理。其中，ECDO作为学校实物管理部门，负责固定资产的实物管理工作;FO负责固定资产账务的处理，对固定资产实施财务监督、财务管理。上述管理部门中的相关管理人员以及各部门的固定资产管理人员组成了学校的固定资产管理小组。
6.1 组织架构
固定资产管理小组分为学校主管领导、执行管理小组及部门资产管理人三部分（参见附件二固定资产管理小组架构图）。
6.2 工作职责
6.2.1 学校主管领导(财务总裁)
6.2.1.1 固定资产相关管理文件以及行动的审批与授权。
6.2.1.2 向固定资产小组传达学校的管理目标, 对固定资产管理小组的工作给予方向性的指导。
6.2.1.3 对固定资产小组的工作及效果进行检查，评估及反馈。
6.2.2 执行管理小组
6.2.2.1组长职责（财务处长、物业管理处处长）
A：固定资产相关管理文件以及行动的布置、推进与审核；
B: 向固定资产执行管理小组传达学校的管理目标，对固定资产执行管理小组的工作给予具体的指导;
C: 对固定资产执行管理小组的工作及效果进行检查，评估及反馈。
6.2.2.2 小组职责
A.固定资产管理相关文件的起草，流程的制定，行动的发起；
B.固定资产招标、采购的监管，验收的管理与报批；
C.固定资产台帐的记录，卡片的生成，以及数据的维护；
D.固定资产的入库，调拨，出租，出借，维修，报废，残值回收，投保以及索赔的管理；
E.固定资产盘点计划制定，盘点计划实施，以及盘点数据整理分析；
F.对固定资产日常管理小组工作以及固定资产使用情况进行指导和监督；
G.完成其他固定资产管理的相关工作。
6.2.3 部门资产管理人
6.2.3.1根据《UIC固定资产管理条例》按需制定本部门固定资产的管理制度；
6.2.3.2 建立固定资产明细台账和领用明细表，以便清查核对；
6.2.3.3固定资产变动申请。如添置，分配，调拨，出租，出借，报修，报废等；
6.2.3.4检查、监督固定资产日常使用情况符合学校有关规定；
6.2.3.5负责对管辖范围内资产保管、保养，每年清查盘点，保证帐/表、卡、物、标签相符；
6.2.3.6完成其他固定资产管理的相关工作。
7.0固定资产管理
7.1固定资产增加管理
7.1.1固定资产增加包括购买(含融资购买)、建造、投资转入、接受捐赠、盘盈等，除接受捐赠和盘盈外，其他情形的固定资产增加都必须逐级书面审批。不经审批，任何部门和个人不得添置固定资产。每年各部门应编制固定资产添置计划/预算。依据审批过的采购预算和使用需求，适时采购所需资产。
7.1.2使用部门填写采购部门的采购申请表，经部门领导确认签字后，交至采购处按程序采购。采购申请表中应详细填写：中文名称、规格型号、性能型号和采购缘由/用途等资料，以作为采购及验收的依据。
7.2 固定资产的验收、入账和标识
7.2.1 新采购/建造的固定资产，要经资产管理小组和使用部门严格验收，验收的基本要求是：
（1）在到货后一周内完成验收手续，以免过期，造成损失；
（2）品名、规格、型号、价格与合同、发票等有关文件相符；
（3）零配件、图纸、操作指南、说明书、保养手册、维修卡等；
（4）对技术性能高的固定资产，必须请相关技术人员参加校验；
（5）进口设备必须经商检合格后，才能入库或使用；
（6）投资转入的和接受捐赠的固定资产还必须附有国家法定评估机构的资产评估报告及相应的产权转入手续，盘盈的固定资产附有盘点报告；
（7）对不符合上述要求的固定资产，要求采购部门查明原因，并及时向有关领导汇报并协商解决；
7.2.2物业管理处、财务处和采购部在购置固定资产时，应按国家专业标准、合同条款进行现场勘查、测试和清点；验收不合格，不得交付使用，不得办理结算手续，并由采购部按合同条款及时向责任人提出退货及索赔。
7.2.3新采购的资产验收合格后，采购处应收集合同、发票、送货单、资产验收单，填写财务处的费用报销单或付款申请单，经本部门领导审核后，提交财务部门审批入账，结算付款。
7.2.4 财务领导审核完毕，可以先进行固定资产卡片的录入工作，并做相关会计帐务处理。
7.2.5物业管理处应于资产验收1个月内，根据固定资产卡片信息，生成和打印资产条形码，并粘贴在资产表面适当地方。
7.3固定资产的调拨（转移）
各部门之间固定资产的调拨，应由调入部门填“固定资产调拨申请表”，经调出、调入、物业管理处相关人员签字确认后，才可以进行实物的转移。实物转以后，财务处根据“固定资产转移单”进行资产卡片的资料变更。调出部门将调出资产做记录，调入部门也要对新进资产进行登记。
7.4固定资产的出租和借用
7.4.1 在不影响学校正常教学和管理活动前提下，固定资产可以对外出租。出租固定资产必须签订租赁合同，规定一定比例押金条款，确保租金及时足额缴纳和资产受损得到补偿。
7.4.2 资产出租必须获取资产管理部门认可和财务批准，履行必要审批流程，详情参见UIC课室等出租标准及流程。
7.4.3 固定资产出租必须办理资产移交手续，租用完毕收回时必须清点实物，以防止资产在使用过程中损坏，分清双方责任。
7.4.4 固定资产在UIC不同部门之间借用必须办理相关审批手续，并登记备查；资产在学校与学生之间借用必须办理相关审批手续，交付一定保证金或抵押学生证，承诺遗失赔偿或损坏修复，并办理登记手续。
7.5 固定资产的维护修理与报修
7.5.1 各部门资产负责人应定期或不定期检查辖区内固定资产的存在与否，完好与否，正常与否。如发现损坏或运行不正常，应及时报修。
7.5.2 设施/设备报修指南，具体参照固定资产的指引书或者说明书。
7.5.3 根据固定资产管理职责权限，维护修理工作原则上由资产管理部门或其委托外部供应商完成。如IT设备维修由ITSC或其委托供应商实施。
7.5.4 制订年度维护保养检修计划，对于某些大型设备（如中央空调）或大类重要设备（如投影仪）定期维护检修，确保夏天或教学活动正常使用；对于小型资产，要保障损坏后能得到及时修理。
7.5.5 必要时学校成立专业维护队伍，快速解决UIC大量琐碎的维修问题。
7.6固定资产的巡查与盘点
7.6.1物业管理处、财务处、使用管理部门，每年底对固定资产进行实地盘点，或不定期的对有关部门巡查盘点，确保账目、标签、实物相符，对盘盈、盘亏的固定资产要及时查明原因，分清责任。
7.6.2盘点后，由物业管理处出具“固定资产盘点情况报告”，经财务处审核，上报主管校领导阅示。
7.6.3对盘亏的固定资产，在报告中列明盘亏的原因、责任、上报主管校领导作出批示，由财务处做相应的财务处理。
7.6.4对盘盈或受赠的固定资产，经主管校领导审批后，由物业管理处接收，并登记备查类账簿；财务处根据有关的规定作出估价，经主管领导审批后作账务处理。
7.7固定资产的报废与处置
7.7.1固定资产的变动（移出、变卖、盘亏、报废、丢失、损坏）按规定履行报批手续。
7.7.2 固定资产损坏无法修理，或修理费会与其成本价值倒挂，或废弃不用的资产，应按报废处置。
7.7.3 固定资产报废处置要符合以下程序：
（1）使用单位部门提出申请并填写“固定资产报废申请表”，如实填写报废原因，由部门资产管理员和负责人签字同意报废；
（2）交由物业管理处鉴定审核：是否达到该资产的最低使用年限，可否修复并继续使用，报废的固定资产是否完整等，财务处协助物业管理处查证账实是否一致。
（3）主管校领导/财务总监审批。
（4）报废资产应实行先利用，后处理的原则。如部分零件尚有使用价值的，可拆零利用，由使用部门做好该资产的利用情况，做好去向、用途记录。
（5）没有利用价值的报废资产，使用部门可交由物业管理处清理，包括聘请专人鉴定、搬运、变卖等，费用支出由物业管理处向财务处申请，实际业务中允许残值收入直接低扣清理费用后结算，残值金额交财务处。
（6）报废物资运出校门时，应持有物业管理处出具的证明方可放行。
7.8固定资产的保险
财务处每年定期为学校的固定资产购买财产一切险。对于经常外出携带使用的资产，办理移动附加险，以充分保障学校资产安全。
7.9固定资产的日常管理
7.9.1各使用部门对固定资产要落实好安全防护措施，做好防火、防盗、防爆、防潮、防尘、防锈、防蛀等工作。
7.9.2建立固定资产账目管理制度，物业管理处和各相关资产管理部门按固定资产类别，设明细台帐管理。
7.9.3经验收入库的固定资产，物业管理处和各使用部门，须录入电脑，要经常查看和掌握所辖“明细账”的数量、地点、增减的变动情况。
7.9.4当使用部门资产管理负责人调离岗位，该新旧固定资产管理人要办理交接手续，并报物业管理处、财务处参与资产监督交接手续。
7.9.5各使用部门要经常及时地对固定资产检修，对大型、精密、贵重仪器设备要定期监测、校验，确保性能完好，防止事故发生。
7.9.6各使用部门加强对闲置设备的调剂管理，使闲置的固定资产合理流动，资源共享，提高其利率。
7.9.7使用人对所分管和使用的固定资产未经领导和管理人员的同意，不得擅自使用、移动和调换。
7.9.8固定资产丢失，由使用部门写出“固定资产遗失报告”，由保卫处查证并提出处理意见。原则上，按所丢失资产账面折余价值进行赔偿。经财务处、物业管理处核实，送主管校领导审批后，按程序办理销账手续。
7.9.9 对利用固定资产进行非法经营活动、未经许可擅自处理、变卖的，物业管理处可代表学校予以没收非法所得，停止该类资产的申购权，并对责任人报学校给予经济罚没或纪律处分。
8.0 相关表格
8.1固定资产验收申请表
8.2固定资产报废申请表
8.3固定资产借用申请表
8.4 固定资产调拨申请表
8.5修改固定资产内容申请表
9.0 相关流程图
固定资产管理流程图
10.0附则
10.1加强固定资产的管理是一项涉及多个部门的系统工程，是一项长期而艰巨、细致的工作，只有各部门各司其职，密切协同，建立起有效的管理、运行、监督机制，才能保证固定资产的安全、完整和保值增值，增强办学活力。
10.2 本条例自校领导批准之日起生效执行，旧《UIC固定资产管理条例》同时废止。财务处、物业管理处保留对本制度的解释和进一步修订的权利。