一 、总则

(一)目的与适用范围

差旅费用政策的制订旨在规范、管理出差行为及相关费用开支,为学校的财务报销行为提供指导原则和实施细则,以保证任何费用的发生,都必须是因学校工作的需要,并遵循学校原则和维护学校利益。全体教职员工都应严格遵守本规定。任何故意违反本规定的行为,将视情节轻重给予警告和一定的经济处罚。

    本规定适用于学校全体在职教职员工。

(二) 指导原则

    事前申报、按时报销、真实无误、执行规定的原则。

二、 出差类别、界定、申请程序与审批权限

(一)出差界定

    教职员工因公务需要,离开工作地点到境外及外省、市、县工作或由学校指派接受培训、开会的,视为出差。符合以下情况之一的不按出差处理:

1、在工作时间内,当日异地出差往返未超过8小时的。

2、未经同意或未按规定办理出差申请的。

          3、  非公务性参加学术会议、深造培训、学习的。

(二)出差申请程序

    所有教职员工出差,均应执行先审批,后出差的原则。正常情况出差应先填写《教职员工出差申请表》,并报有关负责人事前审批有效。  

《教职员工出差申请表》是计算考勤与计发出差费用的主要凭证之一。

    如遇特殊情况未能事前申请的,需经所属部门负责人同意,出差返回后一个工作日内应立即补办手续。

(三)出差审批权限

    各部门员工出差,由上级主管、部门负责人审批;各部门主管、负责人出差由主管部门的校级领导审批。

    财务规划及发展执行总裁出差由校长或常务副校长审批。 

    ◆特别说明: 教职员工一次出差时间超过30天的,须报人事处备案。

 三 、出差相关工作要求

(一)出差住宿

    一般情况下,由主管部门负责联系与确定出差食宿安排。    安排原则:按标准预定酒店。

(二) 出差交通

     一般情况下,路程在500公里以内可选择乘坐火车与长途汽车。500公里以上可以乘坐飞机,以经济仓为标。

    非紧急工作不得乘坐"的士"。遇紧急情况或特殊情况(携带过重物品)需乘坐"的士",报销时要说明事由、起止地点和乘车日期。

    出差需要使用学校交通车辆的,需部门负责人和车辆管理部门负责人批准。学校提供交通工具的不再报销交通费。

四、 差旅费管理办法

(一)差旅费申请

各部门负责人应严格控制员工出差,确实需要出差的,应明确出差目的、任务、行程、期限、预算,并做好差旅费用的合理控制。

教职员工出差前,可凭核准的《教职员工出差申请表》和借款单到财务处借支差旅费。


(二)差旅费报销办法

差旅费组成:由交通费、住宿费、出差补助、业务招待费组成。

    1、交通费报销办法:车、船、交通费凭票据实报销(折扣或面值大于真实支付的要在单据上注明)。

    2住宿费处理办法:教职员工出差入住酒店发生的住宿费仅指房费及相关公务电话费,不含其它费用。

如教职员工本人选择投宿亲戚、朋友的,可按日住宿标准的50%计发补助。

    住宿费采用按标准报销方式,节余差额不予补贴。最高住宿标准详见下表:

出差最高住宿标准          (单位:人民币元/天)

教师级别

行政人员职位

一类地区

二类地区

最高住宿标准

最高住宿标准

正副院长

校长/副校长/校级领导

视实际情况实报实销

视实际情况实报实销

系主任/教授/副教授

处长、副处长级

500

300

讲师以下

高级主任、主任级及以下

350

250

备注:一类地区:北京、天津、上海、南京、宁波、杭州、苏州、厦门、深圳、广州、海口、三亚

       二类地区:其它城市为二类地区

◆学校高层人员视实际情况实报实销。

          ◆国外出差:教职员工应本着节约成本的原则自律行为,一般情况下以当地三星级酒店为标准。   

    3、出差补助标准:

出差时间按车/船/飞机票注明时间在5小时内按半天算,超过5小时按一天算。

    国内出差每天补贴人民币八十元整。

    国外出差(含港、澳、台地区)每天补贴人民币一百三十元整。

教职员工出差途中因病或遇意外事故,或因工作需要,延时出差应向出差核准人请示批准,出差人员在出差地因病住院期间,按标准发给出差补助,交通费和住宿费不予发放,住院超过一个月的,将停发出差补助。

    4、业务招待费处理办法:出差期间需发生业务招待费时应经所属部门负责人同意审批;如一次发生额超过5000元的应向主管部门的校级领导报批。

业务招待费用包括餐饮费、礼品费、娱乐费等,具体标准参见下表:

关联单位人员类别

最高限额

一般关系单位人员

500元/次

重要关系单位人员

1000元/次

省、市政府部门中层领导

1500元/次

省、市政府部门高层领导

3000元/次

国家级领导

5000元/次

备注:以上费用标准为餐饮费、礼品费、娱乐费等业务招待费用总和的最高限额,各位员工在实际执行过程中,应本着降低成本费用的原则,尽量节约使用。如果特殊情况需超过以上标准的,须报请主管部门校级领导审批后方可执行。

 

(三)报销程序及规定

教职员工出差返回后一周内填写费用报销单,准确、详细说明出差时间、地点,并将《教职员工出差申请表》及相关发票按规定粘贴在报销单后,同时须在发票后注明有关要求并签名。二人以上同行的必须同时签名确认后到财务处核销。超期核销者,下次不得再行借支。

    长期出差在外或不方便返回工作地报销的,经财务处批准可采用邮寄方式处理。

(四)相关政策与规定

教职员工按规定跨地区调动工作的,按在途时间核发差旅费。

 五、附  则 

 (一)制定、执行

    本规定经财务规划及发展执行总裁签署后执行。原有关规定自本规定执行之日起自行终止

(二)解释权

本规定最终解释权归学校财务处。

附件:《教职员工出差申请表》

北京师范大学-香港浸会大学联合国际学院

二0一六年十二月

主题词:联合国际学院(UIC)教职员工出差补贴管理办法

抄送:各单位/部门         

呈  报:校长、常务副校长

起    草: 骆秀琼 (Amy) 

核    稿:李文 (Percy) 

批    准:陈立信(Nelson)

教职员工出差申请表

出差申请人:  

部门: 

职位:  

申请日期:

年   月  日

出差事项

出差事由:

 

出差地点:

 

出差时间:

   年 月 日起至   年  月   日      共计   天

乘坐交通工具:()飞机 (   )火车(   )长途汽车  其它:

差旅费借支申请

费用预算:(明细)

交通费  元

住宿费 元

其它费用 元

业务费用元

       
       
       

小计

小计

小计

小计

总合计(币别):

借款金额(大写):       (小写):

还款日期:

申请人签字

主管意见

部门负责人意见

校级领导意见

       
            

备注:1、此表作为出差的费用申请。

2、凭本表(复印件)及借款单借支差旅费,报销时附本表(原件)及差旅费报销单予以报销。

3、原借款未核销前,新借款不予批准。