1.目的

为了提高各部门和财务部门的工作效率和服务质量,明确各项开支审批权限及流程,加强财务管理,严格遵循国家财经法规和学校有关财务制度,使各项财务支出做到有章可循,有据可依,财务处制定了相关财务实施细则。

2.范围

全体教职员工

3.职责

3.1 经办人负责单据的粘贴整理,填报有关的报销、付款单据。

3.2 经办人部门领导负责审核交易或服务的必要性,真实性。

3.3 院长或主管校领导负责业务运作最终审批。

3.4 出纳负责付款,催收,催报,监督。

3.5 财务处长、财务执行总裁负责审核/审批交易合法性,价格、票据的真实性和预算资金充分性(依报销金额而定)。

3.6 校长负责财务上的最终审批(依报销金额而定)。  

4.程序

4.1 借支

4.1.1 行政费用借支

原则上所有单笔金额超过1000元以上的开支应尽量通过银行转账支付,以减少现金交易风险。

4.1.1.1 行政费用包括办公用品费、车辆维保费、工作餐费、书籍资料费、复印费、邮寄费、招待费等。

4.1.1.2 行政费用借支由经办人填写"借款单据",交部门主管签字,再经出纳、财务处长、财务执行总裁审批后办理付款手续。

4.1.2 差旅费借支

学校教职员工出差时,填写"借款单据"及"教职员工出差申请表", 交部门主管签字,再经出纳、财务处长、财务执行总裁审批后办理付款手续。

4.1.3学院大型活动/项目借支(Cash Advance for Functions / Programs )

4.1.3.1 主办委员会应制定详细工作计划和经费预算(包括费用项目、费用标准、人数、费用总额等), 报学校领导审批。

4.1.3.2 凭审批文件到财务部填写"借款单据",交项目负责人,再经出纳、财务处长、财务执行总裁审批后办理付款手续。

4.1.4 借支领款时间

4.1.4.1 2000元以下的现金借支,凭审批后的"借款单据",可当天到出纳员处办理借支手续。

4.1.4.2 2000元上的现金借支,凭审批后的"借款单据"到出纳员处预约登记,至少提前1个工作日,有些甚至2~3个工作日,视财务处当时现金使用量而定。 5000元以上的借支,需提前2~3个工作日预约转账。

4.1.4.3 如有特殊紧急大额借支,办理完审批手续后,必须取得财务处长和财务执行总裁的批准,方可当天借支。 

4.1.5其它

4.1.5.1 委托他人办理借支手续的,应由委托人提交书面委托书,由代理人执借支审批文件及委托书到财务处办理付款手续

4.1.5.2 每次借支前必须结清上次借支款,否则不予发生新的借款,如未清前欠款不得以他人名义借支。

4.1.5.3 办事人员借支现金,必须在交易发生或出差返回单位后二个工作日内贴好报销单据,完成相关业务审批后交给财务处审核。借支超过一个半月仍未办理报销手续,且无财务处认可的正当理由,视为借支逾期。逾期借支从逾期之日起,按日加计借支金额万分之五的滞纳金。此滞纳金由借支个人承担。

4.1.5.4 对于逾期借支,出纳员每月末会根据逾期借支记录明细表,通过电话或电邮方式催收报销或还款;对于逾期超过2个月的借款,出纳员还须选择电邮方式催收,必要时抄送借款人上司和财务处长予以协助。

4.1.5.5 每月末出纳员将教员职工借支情况汇总报财务处长、财务执行总裁参阅。

4.2 报销

4.2.1 报销单据填写要求

4.2.1.1 报销审批表统一使用财务制定的"Personal Claim Form",按照该表格式用黑色、蓝色钢笔或签字笔填写。

4.2.1.2 将报销用的发票、清单、合同、协议、报价单、验收报告等原始单据,按照费用类别如交通费,住宿费(附酒店住宿明细)、招待费、办公费等分类整齐地用胶水粘贴在A4纸上(可使用废纸空白面)。

4.2.1.3 在原始单据上注明用途、发生日期、起止地点(车票)、用餐人员(餐费)报销人等。

4.2.1.4 原始单据要求:国内为发票和小金额经批准的收据;国外发票或正式收据均可。原则上不接受复印件。

4.2.1.5 特殊情况处理

(1)劳务报酬报销:

    ①由经办人(教职员工)代学生或校外人员填写报销审批表,收款人在报销单签收,(若由经办人代付款,经办人与收款人通收据证明完成交付手续,此收据作为报销附件)

    ②收款人应提交身份证复印件(注:香港人提供回乡证,台湾人提供台胞证,外国人提供护照)和劳务合同。

    ③个人每月取得的劳务报酬收入累计超过800元的应向国家税务机关缴纳个人所得税,税款由UIC代收代缴。

 (2)如果经办人丢失发票金额低于2000元时,需写"说明书"和"费用支出明细"交部门主管审核,并经财务审批后办理报销手续。如果同一个人丢失发票超过2次,则从第三次开始应负责补开发票,并自行承担相关税金。如果丢失发票金额超过2000元,则由经办人补开发票,并自行承担相关税金。

4.2.2 报销审批流程

4.2.2.1 经办人将报销单据交部门主管、院长或预算控制人审批确认。

4.2.2.2 经办人将部门主管、院长或预算控制人审批后的报销单据交出纳员进行核对交财务处长和财务执行总裁及校长(视金额而定)审批。

4.2.2.3申请单据审批完毕后将通过邮件通知,申请人可按规定的报销时间到出纳处办理报销手续。

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4.2.3 报销时间 (Reimbursement Time )

每周一、三、五下午2点至5点

4.3 转账支付

根据《国务院现金管理条例》,支票金额起点为一百元,在结算起点以上的可以通过银行转账支付,一次向单个单位支付金额超过一千元的,必须通过银行转账支付,不得支付现金,规定的项目(如差旅费,机票)及个别经财务部认可的特殊项目除外。

  

4.3.1 付款单据填写要求

4.3.1.1付款申批表统一使用财务制定的"Payment Request Form", 按照该表格式用黑色、蓝色钢笔或签字笔填写。

4.3.1.2 提交"Payment Request Form"时请附上合同、发票、清单、采购申请单、验收报告等证明资料。

4.3.2 付款审批流程

4.3.2.1 经办人将付款单据交部门主管、院长或预算控制人审批确认。

4.3.2.2 经办人将部门主管、院长或预算控制人审批后的付款单据交出纳员进行核对后交财务经理和财务执行总裁审批。

4.3.2.3 出纳办理付款手续。

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 4.4 收费

 4.4.1 学杂费

4.4.1.1 统一扣费:一般情况下,学生与学校签订《委托银行代收学杂费款协议书》之后,学生所有的学杂费将委托银行从学生银行卡上扣款,财务处设专人管理扣费情况。

4.4.1.2 个人汇缴

如统一扣费不成功或其他情况需以T/T电汇或转账方式汇入学校账号,请参照以下信息:

收款人名称: 北京师范大学-香港浸会大学联合国际学院

收款人账号:  44-354601040000421

收款人开户行: 中国农业银行珠海师大支行

★注意:在电汇单或缴款单上"附言"栏注明"学生姓名"、"学号"及 "用途" 。

4.4.2 打印费、复印费

图书馆/ITSC 收取学生的复印和打印费后,由专人管理,每月月底上交学校财务处。

4.4.3 医疗费

4.4.3.1 POS机收费

可以直接通过POS机收取学生医疗费用,月底财务处根据银行收款单据与医务室负责人对账。

4.4.3.2 现金收费

医务室在收取医疗费时,应开据收款收据,月底由负责人将现金和收款收据记账联交学校财务处结账。

4.4.4 课室租赁费  

4.4.4.1 长期租用

财务处根据学校与租用方签订的合同收取租金,每月给租用方开据租金发票。

4.4.4.2 临时租用

租用单位提交租用申请书后,根据教务定出租金标准,由经办人交教务长审核,财务处长审批后到出纳员处缴交租金并开据发票。

 4.4.5 会堂收费

B201,B202 and F403收费( 请参照 4.4.4 )

 4.4.6 健身房收费

健身房收费参见4.4.2  (请参照 4.4.2)

5.勤工俭学

     详见《学生勤工俭学及劳务费支付管理办法》

6.相关文件

     《UIC教职员工出差管理办法》    

    《学生勤工俭学及劳务费支付管理办法》

    《费用开支标准》

7.附件( Attachment)

7.1"Personal Claim Form"

7.2"Payment Request Form"

7.3"教职员工出差申请表"

7.4"借款单据"

7.5"教职工借支汇总表"

7.6 "勤工俭学申请表